Êtes-vous propriétaire, chef ou directeur d’une grande ou d’une plus petite entreprise qui fait des affaires partout dans le monde? Alors vous connaissez probablement les défis associés à la tenue de visioconférences de grande envergure avec des participants de différentes cultures.
Les visioconférences multiculturelles peuvent être complexes à mener. Vous devez vous assurer de pouvoir faire un remue-méninges, prendre des décisions et transmettre clairement votre point. Tout cela, en vous assurant que tous les participants à la réunion comprennent exactement ce que vous dites, sont à l’aise avec votre façon de le présenter et n’interprètent rien de la mauvaise façon.
En comblant les fossés entre les cultures, vous arriverez à rassembler différentes cultures et à vous assurer que tout le monde travaille vers l’atteinte d’un but commun.
Mais comment pouvez-vous vous assurer d’y arriver, et qu’avez-vous à faire différemment par rapport à vos visioconférences habituelles? Genesis Integration a dressé une liste de quatre trucs rapides pour vous assurer que votre organisation est prête pour une visioconférence multiculturelle.
1 – Soyez conscients des différences culturelles
L’un des aspects les plus importants à considérer avant d’accueillir une visioconférence multiculturelle est la façon dont différentes cultures pourraient interpréter certains facteurs de votre réunion. Ceux-ci pourraient comprendre plusieurs éléments comme le temps que vous devriez consacrer au bavardage avant de vous mettre à la tâche, la façon dont vous vous adressez à une personne en particulier, la manière de montrer votre désaccord sur certains points, ce que votre langage corporel pourrait signifier, et plus encore.
De nombreux différents aspects d’une visioconférence pourraient être interprétés différemment par des gens d’autres cultures. Même s’il est important d’être conscient de ceux-ci, il est aussi essentiel de ne pas en faire une obsession.
Vous devriez suivre quelques étapes simples pour adapter votre style de gestion afin d’être respectueux, mais pas trop rigide quant aux normes culturelles, ce qui pourrait rendre les participants mal à l’aise ou les distraire du point principal de votre réunion.
2- Établissez un ordre du jour avec des attentes claires
Certains participants de votre réunion provenant d’une culture hiérarchisée pourraient être mal à l’aise à l’idée de dire ce qu’ils pensent, de critiquer des idées, d’être ouvertement en désaccord avec un point, de donner de la rétroaction ou même de partager leur opinion devant un groupe.
Certaines cultures ont aussi une approche stricte quant au temps alloué et à la manière dont une réunion devrait se dérouler, alors que d’autres voient l’heure du début de celle-ci comme une estimation, et l’heure de sa fin, comme un moment flexible qui pourrait arriver significativement plus tôt ou plus tard, selon le déroulement de la réunion.
Pour vous assurer que tous sont sur la même longueur d’onde quant à leur participation et au temps alloué pour la réunion, il est crucial d’établir un ordre du jour clair pour votre visioconférence, accompagné d’attentes transparentes sur la façon dont se déroulera la réunion.
En considérant les différentes approches culturelles dans votre ordre du jour et en établissant en même temps des règles de base claires, vous serez capable de créer des protocoles et d’établir des normes que tous ceux qui participent à la réunion comprendront avant que celle-ci commence.
3 – Vérifiez deux fois que ce que vous dites a été compris
Il est important de toujours confirmer le sens de ce qui a été dit tout en évitant de paraître condescendant. Les différences culturelles peuvent donner lieu à diverses assomptions quant à certains mots et symboles, et à certaines phrases, images ou conversations.
Après avoir discuté d’un sujet, assurez-vous que tous les participants de la réunion sont d’accord avec le consensus général sur ce qui a été dit, une vérification qui devrait aussi être faite juste avant la fin de la réunion. En résumant la réunion en entier et en concluant toutes les conversations, tous les accords et les désaccords, vous pourrez voir si tout le monde est sur la même longueur d’onde.
4 – Assurez-vous d’avoir une solution audiovisuelle efficace
Puisque votre visioconférence accueillera des employés de partout dans le monde, il est absolument crucial que votre entreprise possède une solution audiovisuelle (AV) efficace sur place. Une technologie AV innovante vous assurera que votre technologie de visioconférence fonctionnera harmonieusement pour tous les participants impliqués.
Une solution AV conçue par un fournisseur de solutions audiovisuelles professionnel, comme Genesis Integration, sera encore mieux. En fait, une solution AV conçue pour les besoins uniques de votre entreprise améliorera la collaboration et vous assurera de ne rencontrer aucun problème en cours de réunion.
Vous voulez en savoir plus sur la façon dont nous concevons une solution AV faite sur mesure pour vos besoins en matière de visioconférence? Communiquez dès maintenant avec l’équipe d’experts de Genesis Integration.
