Les solutions audiovisuelles (AV) pour salles de conférence ont évolué de manière significative au cours des dernières années. Ces nouvelles technologies contribuent maintenant au succès de votre entreprise grâce à une communication et à une collaboration améliorée, peu importe où se trouvent vos employés.
Toutefois, de nombreux employés responsables d’accueillir des visioconférences ont encore du mal à mener des réunions en ligne avec succès, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Une visioconférence mal planifiée peut s’avérer coûteuse, mais il existe de simples trucs que vous pouvez utiliser pour vous assurer que votre réunion en ligne soit riche, productive et efficace pour tous les participants.
Genesis Integration a établi la liste de ses cinq meilleurs trucs qui vous aideront à planifier votre prochaine visioconférence et à la mener avec aisance :
1- Pourquoi tenez-vous une visioconférence?
Avant de faire quoi que ce soit d’autre, vous devez d’abord considérer la raison pour laquelle vous tenez une réunion en ligne et décider si la vidéo constitue le meilleur format ou non. Les réunions en personne peuvent parfois être avantageuses mais, dans la plupart des cas, il est difficile de rassembler tout le monde dans la même salle et au même moment, surtout si votre entreprise emploie des travailleurs à distance ou si vous parlez régulièrement à des clients.
En fait, la technologie AV a tellement évolué pendant les dernières années que quand lorsque vous participez à une visioconférence, c’est presque comme si vous étiez de toute façon assis dans la salle avec les participants de votre réunion. Assurez-vous seulement de planifier correctement votre réunion pour qu’elle se déroule harmonieusement pour tous ceux qui y participent.
2 – Choisir les personnes qui devraient y participer
Pour profiter au maximum de toute réunion en ligne, vous devez vous assurer que les bonnes personnes nécessaires y participent. Pensez aux gens qui devraient être invités, au rôle qu’ils joueront et à la façon dont ils s’intégreront dans la structure de la réunion.
Vous devriez aussi penser au nombre de personnes qui participeront. S’agira-t-il d’une conversation à deux avec un directeur ou d’une présentation destinée à un service en entier? Plus votre auditoire est grand, plus vous devrez vous investir dans la planification de l’horaire de votre réunion, du lieu où vous l’accueillerez et de l’ordre du jour de la réunion, en plus de fixer une date qui conviendra à tous et de vous occuper te tous les problèmes devant être réglés.
3 – Assurez-vous que votre matériel fonctionne avant de joindre la réunion
Avez-vous déjà joint une réunion pendant laquelle le microphone de l’hôte était éteint, sa caméra ne fonctionnait pas ou pendant laquelle où on éprouvait des problèmes avec le logiciel de réunion rencontrait des problèmes? La réponse est oui. Il n’y a rien de pire que de joindre une réunion et de devoir prendre 10 minutes pour tout installer, ce qui aurait dû avoir été fait 20 minutes auparavant.
Avant de joindre votre réunion, prenez simplement un peu de temps pour tester le bon fonctionnement de tout le matériel. Cela comprend dIl s’agira notamment d’installer votre caméra, de vous assurer que votre microphone est en marche, de vérifier que vous êtes capable de partager du contenu etou, si nécessaire, votre écran, d’ajuster votre le volume et la vidéo à la bonne position et de vérifier à nouveau que tous les participants ont un lien pour joindre la réunion.
4 - Assurez-vous que votre environnement est propre à la visioconférence
Menez-vous votre visioconférence depuis une salle de réunion, la salle du conseil d’administration, une salle de rassemblement ou tout autre espace de bureau? Si c’est le cas, parfait. Si non, ne vous inquiétez pas : vous devrez simplement vous assurer que l’espace que vous utilisez est propre au succès de la réunion en ligne.
Si vous accueillez votre réunion vidéo à l’extérieur du bureau, à la maison, par exemple, vous devrez vous assurez que rien ne pourrait distraire ceux qui sont au bout de la ligne deassistent à votre réunion d’un autre endroit. Ces facteurs pourraient comprendre un décor arrière-plan encombré, un chien qui jappe, d’autre des gens personnes qui parlent parlant dans la pièce ou un éclairage distrayant.
5 – Assurez-vous d’avoir les bons outils et la bonne technologie pour le travail
Une visioconférence est définie par la technologie que vous utilisez. Si la technologie employée est désuète et fragmentée, votre réunion sera manquera probablement de cohésion bringuebalante et sera frustrante pour toutes les personnes impliquées.
Si vous utilisez une solution AV qui a été conçue par un fournisseur de solutions audiovisuelles professionnel, vous posséderez des outils nécessaires pour mener une réunion réussie sans devoir vous inquiétez inquiéter que quelque chose tourne mal à mi-chemin.
Vous avez besoin d’un coup de main pour implanter les bonnes solutions de visioconférence dans votre entreprise? Genesis Integration est là pour vous aider.
Nous pouvons devenir partenaire de votre entreprise pour créer des solutions de visioconférence économiques et faciles, prévues spécialement pour les besoins de votre entreprise.
Nos interfaces permettent aux employés de lancer des réunions rapidement, les icônes icones sur écran tactile sont conçus pour être faciles à utiliser sans avoir reçu une de formation et notre technologie peut être intégrée à des systèmes existants de communication et collaboration unifiées (C&CU) et de téléphonie par voix sur IP (VoIP).
Vous souhaitez en apprendre plus sur la façon dont Genesis Integration peut créer la solution AV convenant aux besoins uniques de votre organisation en matière de visioconférence? Communiquez avec notre équipe d’experts dès maintenant. Nous serons plus qu’heureux de répondre à vos questions.
