La flexibilité est l’un des thèmes les plus courants dans le monde du travail actuel. Il est donc essentiel pour votre organisation d’être en mesure de communiquer à la fois avec son personnel interne et ses travailleurs éloignés de façon efficace et productive.
C’est pourquoi les solutions audiovisuelles (AV) innovantes sont maintenant essentielles à toute entreprise moderne.
Faire en sorte que tous vos employés soient à jour quant aux objectifs du moment et vous assurer que tous les membres de votre organisation soient sur la même longueur d’onde à l’égard de ses objectifs futurs peut représenter une tâche complexe. C’est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent leurs espaces et salles de réunion pour accueillir leur « réunion plénière » habituelle.
Avant de découvrir quelques trucs qui vous aideront à vous assurer que la technologie AV des salles de réunion de votre organisation est prête pour un événement d’une telle envergure, voyons d’abord ce qu’est une réunion plénière et les avantages que celle-ci apporte votre entreprise.
Que sont les réunions plénières?
Une réunion plénière est un rassemblement de tous les membres de l’entreprise (y compris des travailleurs à distance et des travailleurs contractuels) tenu régulièrement par vidéo, qui permet à tous les employés et à toutes les parties prenantes de votre organisation d’écouter une présentation d’un des membres directeurs de votre entreprise.
Selon la fréquence à laquelle elles sont tenues, les réunions plénières visent à partager les nouvelles de l’entreprise du mois ou du trimestre précédent, ou même de l’année précédente. C’est une réunion qui célèbre les réussites, sert à établir une stratégie pour la croissance future de l’entreprise, et donne l’occasion aux employés et aux parties prenantes de poser des questions et de donner leur opinion.
Ces réunions sont souvent tenues par des entreprises de moyenne ou de grande taille qui ne peuvent rassembler tous leurs employés, parfois géographiquement dispersés, dans une seule salle. En utilisant une technologie audiovisuelle de pointe, votre entreprise pourra aussi tenir des réunions plénières.
Pourquoi est-il important que votre organisation tienne des réunions plénières?
Si elles sont adéquatement organisées et que la bonne technologie est utilisée pour leur permettre de se dérouler sans encombre, les réunions plénières peuvent offrir un nombre d’avantages significatifs à votre entreprise.
Voici les principaux avantages que les réunions plénières peuvent apporter à votre entreprise :
- Garder chaque partie prenante de votre entreprise à jour quant à ce qui se produit et à la direction vers laquelle vous avancez.
- S’assurer que les services et les employés sont tous sur la même longueur d’onde.
- Donner la chance à chaque personne au sein de votre organisation de poser des questions et de donner son opinion sur des sujets en particulier.
- Célébrer les événements marquants et autres réussites qui élèvent votre équipe et augmente le degré de satisfaction des employés.
- Promouvoir votre culture d’entreprise et donner la chance à tous les membres du personnel de s’impliquer et de collaborer.
- Établir la connexion entre ceux qui travaillent aux bureaux à temps plein et ceux qui travaillent à distance et ne peuvent pas toujours être sur place pour entendre ce qui s’y passe.
Comment vous assurer que vous êtes prêts à tenir une réunion plénière?
Comme c’est le cas pour toute réunion d’entreprise, la planification est absolument essentielle quand vient le temps de tenir une réunion plénière avec succès. Cela est particulièrement vrai parce que votre réunion se tiendra non seulement devant une assistance en direct, mais sera aussi diffusée par un logiciel de visioconférence.
Pour vous aider à organiser une réunion plénière harmonieuse, efficace et satisfaisante, Genesis Integration a créé une liste de quelques conseils clés :
- Testez votre logiciel de conférence avant de commencer la réunion : Avant de plonger tête première dans votre réunion, assurez-vous de prendre le temps de vérifier d’abord que toutes vos technologies AV fonctionnent. Vous devriez notamment vérifier que votre vidéo est installée au bon endroit, que les micros sonnent bien sur place et à distance, et régler tout problème que vous auriez pu avoir précédemment.
- Choisissez une personne qui sera responsable de votre technologie de visioconférence : Tenir une conférence devant toute votre organisation entraîne la possibilité que quelques problèmes techniques se produisent en cours de route. Donner à quelqu’un la responsabilité de la vidéo et du son vous assurera que tous les problèmes seront immédiatement traités afin de minimiser les interruptions pendant la réunion.
- Planifier l’endroit où se tiendra l’hôte : Pour vous assurer que tous les participants de la réunion comprennent chaque point, il est important qu’ils arrivent à voir l’hôte clairement, y compris les gestes de ses mains et tout accessoire utilisé. Pensez à l’endroit où votre assistance sera assise dans la salle, mais aussi à la vue que les travailleurs à distance auront sur la personne donnant la présentation.
Vous cherchez plus de conseils sur la façon de tenir des réunions d’entreprise ou voulez simplement en apprendre sur certaines solutions audiovisuelles offertes par Genesis Integration? Communiquez avec nous dès maintenant. Notre équipe d’experts sera plus qu’enthousiaste de répondre à toutes vos questions!
