Puisque la grande majorité des employés travaillent maintenant à distance en raison de la COVID-19, les employés de votre entreprise accueilleront des vidéoconférences ou y participeront depuis le confort de leur bureau à la maison.
Les vidéoconférences sont un aspect essentiel du travail à distance, et elles vous assurent que les membres de votre équipe sont capables de communiquer entre eux fréquemment. Elles permettent aux employés de votre entreprise d’avoir accès aux interactions sociales qui leur manquent pendant qu’ils travaillent de la maison et de continuer à collaborer sur divers projets.
En fait, les vidéoconférences apporteront une grande variété d’avantages à votre entreprise pendant que votre équipe travaille à distance, y compris les suivants :
- Aider à renforcer les relations entre les membres de l’équipe pendant qu’ils ne sont pas au travail
- Utiliser les vidéoconférences pour une panoplie de raisons, que ce soit la formation en ligne, les rencontres avec les clients, la collaboration en équipe et la communication à deux personnes
- Améliorer la collaboration entre les membres de votre équipe
- Donner la chance aux employés d’interagir avec des humains pendant les difficiles périodes de confinement résultant de la COVID-19
Toutefois, pour tirer avantage au maximum de la visioconférence, il est important de suivre certaines règles de base et d’étiquette.
Afin de vous aider, Genesis Intégration a dressé une liste de conseils que vous pouvez transmettre à votre équipe pour vous assurer que vos vidéoconférences sont harmonieuses, productives et efficaces pendant que tous travaillent de la maison.
1 – Soyez au rendez-vous à temps
Au bureau, vous ne seriez jamais en retard à une réunion; alors, vous n’avez aucune raison de l’être en joignant une visioconférence non plus. Non seulement cela est considéré par nombre de gens comme n’étant pas professionnel, mais le bruit que vous ferez en joignant la réunion distraira aussi tous ceux qui sont arrivés à la visioconférence à temps.
2 - Habillez-vous comme vous le feriez au bureau
En travaillant à la maison, il est facile de simplement enfiler des vêtements confortables pour votre journée de travail, mais porteriez-vous vraiment ces pantalons de jogging ou de pyjama au bureau? Quand vous travaillez à distance, il demeure important de respecter le code vestimentaire de votre entreprise, particulièrement quand vous participez à une visioconférence.
Vous habiller comme vous le feriez au bureau vous met dans le bon état d’esprit pour être productif et accomplir votre travail au meilleur de vos capacités, et communique aussi à vos collègues que la réunion vous intéresse.
3 - Assurez-vous d’utiliser la vidéo
Pendant une visioconférence, vous avez l’option d’éteindre la caméra de votre ordinateur. Nous recommandons fortement que tous vos collègues et vous gardiez la vidéo activée lors de toute visioconférence à laquelle vous participez. Voir vos coéquipiers vous rendra plus attentif à ce qu’ils ont à dire et à leur langage corporel au fil de la discussion, et vous permettra de bâtir de meilleures relations et de minimiser le sentiment d’isolement que vous pourriez ressentir en étant incapable de vous rendre au bureau.
4 - Activez le mode « sourdine » quand vous ne parlez pas.
Les bruits ambiants peuvent être distrayants pendant les vidéoconférences, pour l’hôte comme pour les participants. En mettant votre microphone sur « muet » quand vous ne parlez pas, vous empêcherez les bruits comme les touches du clavier, la toux, les éternuements, les jappements de chien ou les conversations des membres de votre famille de distraire les autres participants de la visioconférence.
5 - Limitez vos distractions
Quand vous travaillez de la maison, un très grand nombre de distractions peuvent vous empêcher de vous concentrer pleinement sur les vidéoconférences. Tout, y compris les téléphones, les ordinateurs portables, les télévisions, les chiens et les enfants se trouvent probablement très près de votre bureau pendant vos heures de travail.
Bien entendu, tous les participants à la visioconférence comprendront qu’il y a une différence entre la tenue d’une réunion au bureau et à la maison. Quand c’est possible, essayer de limiter autant que possible ces distractions. La meilleure pratique consiste à placer tous les appareils électroniques hors de portée pour que vous ne soyez pas tenté de les utiliser en plein milieu de la réunion, et à garder votre porte fermée (si vous en avez une) pour empêcher les animaux de compagnie ou les enfants d’interrompre celle-ci.
6 - Positionnez votre caméra correctement
Quand vous apparaissez sur vidéo, vous devriez installez votre caméra dans une position naturelle. Vous ne voulez pas que les autres participants regardent votre menton d’au-dessus ou votre nez d’en-dessous. Positionnez la caméra de votre ordinateur (qu’elle soit interne ou externe) pour qu’elle soit le plus près possible de la hauteur de vos yeux. Vous permettrez ainsi à vos collègues de se sentir comme s’ils étaient véritablement assis à côté de vous, ce qui vous aidera à établir une meilleure connexion.
Rappelez-vous que lorsque vous parlez pendant une visioconférence, vous devriez regarder la caméra, et non l’écran de votre ordinateur. Ainsi, vous montrerez aux autres participants que vous leur parlez à eux plutôt que de leur faire sentir que vous vous adressez indistinctement au plancher.
Vous trouverez plus de conseils quant au langage corporel pendant les vidéoconférences dans notre article de blogue '8 conseils quant au langage corporel que vous devriez connaître avant votre prochaine réunion en ligne'.
7 – Utilisez les bonnes technologies
La visioconférence est inutile sans la bonne technologie. Assurez-vous que les membres de votre équipe utilisent tous le même logiciel pour rester en contact (Zoom est une bonne façon d’encourager la collaboration au sein de votre équipe) et qu’ils possèdent le matériel adéquat, tel qu’une caméra numérique, pour mener des réunions en ligne de haute qualité.
8 - Soyez attentifs
Quelle est la règle la plus importante quant à la visioconférence depuis la maison? Soyez attentif! Il peut être si facile de consulter vos courriels, de continuer à rédiger la présentation sur laquelle vous travailliez ou même de parcourir vos médias sociaux sans but sur votre téléphone pendant un appel en ligne.
Non seulement il est prouvé que 98 % des gens ne sont pas capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois de manière efficace, mais votre équipe qui participe à la visioconférence peut aussi clairement voir que vous n’êtes pas concentré sur la réunion. Vous ne pouvez pas vous attendre à apprendre quoi que ce soit de la visioconférence ni à collaborer efficacement avec votre équipe si vous n’écoutez même pas les propos de la réunion.
Vous cherchez plus de conseils ou d’information sur les façons d’améliorer les vidéoconférences de votre entreprise pendant que vos employés travaillent de la maison? Communiquez dès aujourd’hui avec Genesis Intégration. Notre équipe d’experts en technologie sera ravie de vous aider.
